细说从前之十八

先求活！再求赢！！(下)
── 谈采购之适质、适量、适价

在本文上篇中，曾论及：企业生存发展怎麽「赢」固然重要，但要能「活」下去才谈得上。业绩要本事才可期盈利，有没有适当的货可卖更要看「采购管理」，货对价好才是制胜关键。常言说得好，能知所「进」，方可裕如阔论如何「出」？在这下篇中，即阐述当年我如何做到适质、适量、适价...... 采购，而每每得以在历次竞争中掌握到「丰裕弹性」的优势、名符其实达致 Profitable Purchasing 利润性采购。省下进货成本、替公司添了不少利润，也让第一线业务同仁有竞争力的好货可卖而在业绩上更显神勇！

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采购做得好，个个都得有千里眼、顺风耳「呼风唤雨」通天本领，方能嗅出供应商及市场最新的变化与趋势；发现敌我产品、行销的良窳优劣，及时反映决策当局知所因应─「更新」或是「强化」；更重要的是留下纪录为鑑，以越来越有能耐掌握其「异常」......

好的采购管理，掌握住「利润性」前提即成功了一半。首须明确地和各相关功能组织釐清「权责」切实「掛钩」、一个萝蔔一个坑，按步就班，丝毫疏忽不得，诸如需货、订货、收货、验货、仓储、运输...... 整个物流过程，采购均须切实掌握以迄最後点货完成「交货」动作。

量少、价佫变化小的Item，不妨依照需求授权责成单位自行就地采购，采购单位只要事先提供资料供之参考，而事後不忘稽核即可，不必对其结果良窳或有没有技巧采购「斤斤计较」，更忌讳凡事婆婆妈妈、干预插手。但价格变化大、量大、对公司利润有严重影响的Item则必须讲究采购之技巧与下订的时机，俾争取最好的「进价」及备妥最具 Aggressive 的「采购量」。最好是捉得住最佳时机购进、或与供应商通力合作在库存上充份的互通有无、保持供应弹性、以减少库存过或不及对业绩与利润带来的风险Risk。这时，越集中事权统筹采购越具谈判筹码。

根据我切身经历，采购技巧不是一成不变的！见风转舵需有「高度智慧」来调度因应！下列几点提示或对此有帮助。一、是根据现状急什麽买什麽呢？还是为未来某一时段未雨绸缪作购货準备？二、是根据行销需求曲线作调节性采购？抑为谋求投资较高利润而作高风险采购？若不属前述情况，是进行最近颇风行的所谓契约性采购？或计划性采购？还是为小 Item 特别设计的统筹采购？

采购最怕是发生订货与交货间的误差，其後果往往不堪设想，误事赚不到钱还在其次，商务上常见的纠纷，缠讼都肇因於此、故慎於始是必要的。不论签的是采购合约或是订单都必须每一条条文写得明明白白，看得清清楚楚，以免纠纷时口说无凭，纠缠不清。购量、规格、价格、付款条件、期间条款、供应细节、如何验货？交货？供应量、供应品质、维修服务均须有一定的保證与要求...... 无不一一胪列仔仔细细。为避免每次订约、下订单时繁文褥节所招致不小心的疏忽、那时，我们针对长期性采购或量大分批订货的采购，都采用「标準合约」或「制式订单」。

做到「适质」采购，我们那时多是这样做的，验货、收货绝不碍於情面因循苟且、马马虎虎：否则小不忍遗患无穷。下述要点必须铁面无私切实做到就能减少以後烦恼。一、规格要在合约或订单里註明得明明白白、必要时不妨提供货样。二、是慎选信用供应商下订，有时价稍贵点无妨。太贪便宜得不偿失。叁、必须依照既定规格验货、收货；必要时以退货、甚至要求赔偿来警惕对方，确保来货品质。四、规格尚须註明厂牌、尺寸、成分分析、製造方法、製造材料、特性及用途说明、尤其不可少的是可收货的基準；照原货样「比对」收货更可减少供需双方无谓争论，「适质」也就可以得到保障。

「适量」采购目前已有公式可循，如何在「库存量」、「需求量」、「消化量」以及「订货」、「到货」、「交货」时间等各项要素中寻得最「利」於自己的平衡点。进货量如此有数後，接著就该斟酌每批进货量大小，并就成本观念来决定最理想的下订频度。

「适价」采购说起来容易，实际要做到可真要有商业手腕和眼光：一、明瞭市场将居於买方抑卖方？从中选择最适合自己条件的切点来决定进价。二、务必以「双赢」态度来争取供应商善意回应，诚实报价、作进价协商。叁、货应比多家，如此一则可以从中挑选最理想的供应商，再者也较可因竞争获得最有竞争力报价。四、态度不急不缓、选择价格最有利时机下订。五、不论对方如何报价，仍应懂得而且贯澈如何讨价、还价、杀价...... 当然一劳永逸最理想的处理方式是建立一套完善的采购政策及采购制度来作为相关同仁一体遵行、皆可师法的经典、Bible。当然不可忘弹性、应变......。

一位称职的采购人员多能做到「货超所值」！最起码也该做到「货值所值」，最差劲的莫过吃亏上当、「不值所值」。要达到这一境界，我当年给采购同仁的叮咛及忠告是一、要好好培养自己的采购技巧。二、供应商宁缺勿滥，挑信用好及和自己关係不错的。叁、采购过程和方法要知所改善、行话是要常能适度加值。四、进货儘量求其标準化作业，，以免疏失。五、力求降低维护成本，进货替代弹性不仅要未雨绸缪而且越大越好。六、货源、运输、付款条件尽善尽美须悬为每日追求的课题...... 当然这些在在不是一人、一时可蹴完善的。采购人员要持恒、努力、关心和相关同仁远交近攻才能见其功。

在传播、通讯沟通、越来越发达的今日，现代采购已不再是过去少数承办人视为禁脔、闭门可造车的黑箱作业、资讯、竞争通明、开放。故好的采购人员必须走入人群，面对现实，以Team Work团队作业，专业方式来与相关组织、功能、人员作更大的协调来追求最可能达到的「高绩效」。在我过去披露过的拙文中指出的 CIS 企业识别系统即是达成好的采购最成功、最明显所发展出来的好制度...... 替许多企业加深印象，统一形象、节省开发经费、统一采购撙节支出贡献不少...... 故采购之道永无止境，也任重道远。